Ouvrir une agence de voyages : les normes et les règlementations à connaître

Que fait l’agence de voyages ?

La mission principale d’une agence de voyages consiste à organiser et vendre des séjours et des voyages. Cette entreprise assure le rôle d’intermédiaire entre les clients et les prestataires dans différents domaines touristiques (hôtellerie, restauration, location de voitures, compagnie aérienne…).

Pour satisfaire les attentes de leurs clients, les agences de voyages ne se limitent pas à la vente de séjours et de voyages touristiques. Elles proposent des services connexes comme les conseils et l’assistance, l’accompagnement dans certaines formalités administratives, la veille informationnelle…

Dans la majorité des cas, les agences de voyages élaborent elles-mêmes leurs offres. La flexibilité des formules qu’elles proposent aux clients permet à ceux-ci de profiter d’un large choix en termes de prix et de prestations. Bon à savoir : pour déterminer les attentes des clients et élaborer des offres correspondant à leurs attentes, vous devez réaliser une étude de marché d’une agence de voyages. Retenez que la réalisation de cette étude est une étape incontournable pour faire un business plan d’une agence de voyages efficace et pertinent.

Parfois, les agences de voyages établissent des formules sur mesure qui tiennent compte des aspirations individuelles de leurs clients.

Les conditions d’installation d’une agence de voyages

La création d’une agence de voyages est soumise à quelques conditions de formes, notamment, la souscription d’une garantie financière et d’une assurance RC Pro.

La souscription d’une garantie financière

Avant d’ouvrir votre entreprise, vous devez disposer d’une garantie financière suffisante pour couvrir votre activité. Cette garantie peut être mise en œuvre en cas de défaillance de l’agence (dépôt de bilan, par exemple). Elle servira à rembourser les fonds versés par les clients, à couvrir leur rapatriement de l’étranger, etc.

Bon à savoir : assurez-vous de monter un projet pertinent, rentable et viable avant de mettre en œuvre une démarche quelconque pour éviter le dépôt de bilan. Pour cela, rédigez un bon business plan d’une agence de voyages. Ce document vous aidera à prendre les décisions adaptées à vos objectifs et à la situation de votre entreprise.

Plusieurs organismes peuvent se porter garant pour votre agence de voyages, à savoir :

• Les organismes de garantie collective ;
• Les établissements de crédit ;
• Les sociétés de financement ;
• Les organismes à but non lucratif ayant reçu l’autorisation du ministre du tourisme ;
• Les compagnies d’assurance habilitées ;
• Etc.

La souscription d’une assurance responsabilité civile professionnelle

Les omissions, les erreurs, les fautes commises dans l’exercice de votre activité et qui causent des préjudices à autrui (clients, fournisseurs, tiers…) doivent faire l’objet de dédommagement. Selon le statut juridique choisi, vous ou votre agence de voyages peut être amené à verser des indemnités élevées à la victime du dommage. L’assurance RC Pro peut alors intervenir. Votre assureur se chargera de dédommager la victime à hauteur de la garantie souscrite.

Avant de vous engager dans un contrat d’assurance RC Pro, vérifiez que les garanties proposées par la compagnie d’assurances correspondent parfaitement à vos besoins.

Créer une agence de voyages en toute légalité

De nature commerciale, l’activité d’agence de voyages est soumise à des obligations d’immatriculation.

Immatriculation au RCS

Pour constituer votre entreprise, vous devez l’immatriculer au Registre du commerce et des sociétés (RCS).

Bon à savoir : jusqu’au 31 décembre 2022, la Chambre de commerce et d’industrie est compétente pour recevoir les demandes d’immatriculation des agences de voyages. À partir du 1er janvier 2022, toutes les formalités de déclaration des entreprises se feront auprès du guichet unique électronique de l’I.N.P.I.

Immatriculation au Registre des opérateurs de voyages et de séjours

Pour pouvoir exercer votre activité d’agence de voyages, vous devez également immatriculer votre entreprise auprès de la commission d’immatriculation d’Atout France.

Pour effectuer cette procédure, vous devez fournir des pièces justifiant la souscription d’une garantie financière et d’une assurance responsabilité civile professionnelle.

L’immatriculation auprès d’Atout France est limitée pour une durée de 3 ans renouvelable. Et le renouvellement doit être effectué 2 mois avant la fin de la validité de l’immatriculation au plus tard.

Autres règlementations à connaître

Les agréments pour les billets d’avion et de train

Aucune agence de voyages ne peut réserver ou émettre des billets d’avion ou de train sans l’agrément de la SNCF (billets de compagnies ferroviaires) ou de l’IATA (billets de compagnies aériennes). Pour obtenir l’agrément de ces 2 entités, vous devez être en mesure de justifier votre immatriculation au RCS et auprès d’Atout France.

Vos demandes d’accréditation sont constituées de plusieurs documents (copie d’immatriculation auprès d’Atout France, extrait K-bis de moins de 3 mois, papier à en-tête de l’entreprise…).

La carte professionnelle de guide-conférencier

En application de l’article L.221-1 du Code du tourisme, la disposition d’une carte professionnelle de guide-conférencier est obligatoire pour conduire des visites guidées dans les musées de France et les monuments historiques.

Dans ce sens, si vos offres incluent des visites guidées, vous devez demander une carte professionnelle de guide-conférencier à la préfecture de votre lieu d’établissement.

Bon à savoir : l’activité de guide-conférencier est réglementée, cela implique son exercice requiert certaines qualifications professionnelles, notamment :

• Une licence professionnelle mention Guide-conférencier ;
• Un master avec une validation de compétence des guides-interprètes, de mise en situation et pratique professionnelle, et de langue vivante étrangère.

Les obligations relatives aux ERP

Les caractéristiques de votre activité vous obligent à vous soumettre aux normes relatives aux établissements recevant du public. En plus de garantir la sécurité des personnes se trouvant à l’intérieur du local, le respect de ces normes facilite l’alerte et l’intervention des secours en cas de sinistre. Par ailleurs, cela permet de réduire au maximum les éventuels dégâts matériels.

Bon à savoir : si vous envisagez d’ouvrir une agence de voyages en ligne, retenez qu’il existe d’autres obligations et démarches à observer. Renseignez-vous sérieusement avant de mettre en œuvre un tel projet.