Démarches essentielles pour ouvrir une agence de voyages en France

Activités principales d’une agence de voyages

La mission principale d’une agence de voyages est d’organiser et de vendre des séjours et voyages. Elle agit en tant qu’intermédiaire entre les clients et les prestataires dans divers secteurs touristiques (hôtellerie, restauration, location de voitures, compagnies aériennes…).

Pour répondre aux attentes de leurs clients, les agences de voyages ne se limitent pas à la vente de séjours et voyages touristiques. Elles offrent des services complémentaires tels que les conseils, l’assistance, l’accompagnement dans certaines formalités administratives, la veille informationnelle…

Généralement, les agences de voyages conçoivent elles-mêmes leurs offres. La flexibilité des formules proposées permet aux clients de bénéficier d’un large choix en termes de prix et de prestations.

Les agences de voyages peuvent aussi proposer des formules sur mesure qui prennent en compte les souhaits individuels de leurs clients.

Conditions nécessaires pour ouvrir une agence de voyages

La création d’une agence de voyages implique de respecter certaines conditions formelles, notamment la souscription d’une garantie financière et d’une assurance responsabilité civile professionnelle (RC Pro).

Souscrire une garantie financière

Avant d’ouvrir votre entreprise, vous devez avoir une garantie financière suffisante pour couvrir votre activité. Cette garantie peut être utilisée en cas de défaillance de l’agence (par exemple, dépôt de bilan). Elle sert à rembourser les clients, couvrir leur rapatriement de l’étranger, etc.

Différents organismes peuvent se porter garant pour votre agence de voyages, notamment :

• Les organismes de garantie collective ;
• Les établissements de crédit ;
• Les sociétés de financement ;
• Les organismes à but non lucratif autorisés par le ministre du tourisme ;
• Les compagnies d’assurance habilitées ;
• Etc.

Souscrire une assurance RC Pro

Les erreurs, omissions ou fautes commises lors de l’exercice de votre activité pouvant causer des préjudices à autrui (clients, fournisseurs, tiers…) doivent être indemnisées. Selon le statut juridique choisi, vous ou votre agence de voyages pourriez être contraints de verser des indemnités élevées à la victime du dommage. L’assurance RC Pro intervient alors. Votre assureur s’occupera de dédommager la victime à hauteur de la garantie souscrite.

Avant de signer un contrat d’assurance RC Pro, vérifiez que les garanties offertes par la compagnie d’assurances correspondent parfaitement à vos besoins.

Créer une agence de voyages dans le respect de la législation

En tant qu’activité commerciale, l’agence de voyages est soumise à des obligations d’immatriculation.

Immatriculation au Registre du Commerce et des Sociétés (RCS)

Pour créer votre entreprise, vous devez l’immatriculer au Registre du Commerce et des Sociétés (RCS).

Bon à savoir : jusqu’au 31 décembre 2022, la Chambre de commerce et d’industrie était compétente pour recevoir les demandes d’immatriculation des agences de voyages. À partir du 1er janvier 2022, toutes les formalités de déclaration des entreprises se font auprès du guichet unique électronique de l’I.N.P.I.

Immatriculation au Registre des opérateurs de voyages et de séjours

Pour exercer votre activité d’agence de voyages, votre entreprise doit également être immatriculée auprès de la commission d’immatriculation d’Atout France.

Pour cette procédure, vous devez fournir des documents justifiant la souscription d’une garantie financière et d’une assurance responsabilité civile professionnelle.

L’immatriculation auprès d’Atout France est valable pour 3 ans et renouvelable. Le renouvellement doit être effectué au plus tard 2 mois avant l’expiration de l’immatriculation.

Autres règlementations importantes à connaître

Agréments pour l’émission de billets d’avion et de train

Aucune agence de voyages ne peut réserver ou émettre des billets d’avion ou de train sans l’agrément de la SNCF (pour les billets de train) ou de l’IATA (pour les billets d’avion). Pour obtenir ces agréments, vous devez justifier de votre immatriculation au RCS et auprès d’Atout France.

Vos demandes d’accréditation doivent inclure plusieurs documents (copie de l’immatriculation auprès d’Atout France, extrait K-bis de moins de 3 mois, papier à en-tête de l’entreprise…).

Carte professionnelle de guide-conférencier

En application de l’article L.221-1 du Code du tourisme, la carte professionnelle de guide-conférencier est obligatoire pour mener des visites guidées dans les musées de France et les monuments historiques.

Si vos offres incluent des visites guidées, vous devez demander une carte professionnelle de guide-conférencier à la préfecture de votre lieu d’établissement.

• Une licence professionnelle mention Guide-conférencier ;
• Un master validant les compétences des guides-interprètes, la mise en situation et la pratique professionnelle, et la langue vivante étrangère.

Obligations relatives aux Établissements Recevant du Public (ERP)

Votre activité vous impose de respecter les normes relatives aux Établissements Recevant du Public. En plus de garantir la sécurité des personnes à l’intérieur du local, ces normes facilitent l’alerte et l’intervention des secours en cas de sinistre, et minimisent les dégâts matériels potentiels.

Bon à savoir : pour ceux qui envisagent d’ouvrir une agence de voyages en ligne, sachez qu’il existe d’autres obligations et démarches à suivre. Informez-vous soigneusement avant de vous lancer dans un tel projet.