Démarrer un cabinet de formation : normes et réglementations essentielles
Que vous soyez un particulier ou une entreprise, vous avez la possibilité de devenir un organisme de formation. Cependant, pour exercer votre activité légalement, il est impératif de s’acquitter de certaines obligations légales. Déclaration d’activité, rédaction de conventions de formation, information des stagiaires… Ces exigences concernent tous les organismes de formation, indépendamment de leur spécialité. Ce guide vous explique les normes et réglementations à respecter avant d’ouvrir un cabinet de formation.
Points clés avant d’ouvrir un cabinet de formation
La formation professionnelle des salariés a intégré le droit du travail en 1970 grâce à l’Accord national interprofessionnel. Une loi du 4 mai 2004 l’a également rendue accessible aux demandeurs d’emploi. Depuis, ces dispositifs permettant aux salariés et demandeurs d’emploi d’accéder à la formation professionnelle ont subi de nombreuses réformes.
Ces réformes touchent tous les acteurs de la formation professionnelle, y compris les apprenants, les employeurs et les organismes de formation. C’est le cas avec la loi du 5 septembre 2018 sur la liberté de choisir son avenir professionnel. La mise en œuvre de cette loi implique divers changements.
Les OPCA (Organismes paritaires collecteurs agréés) deviennent les OPCO (Opérateurs de compétences) :
Les réformes ne portent pas uniquement sur la dénomination de l’organisme, mais modifient également ses missions. Par exemple, la collecte des cotisations formation est désormais assurée par l’URSSAF (Union de recouvrement des cotisations de sécurité sociale et d’allocations familiales).
La certification des organismes de formation est obligatoire
Pour accéder à des financements publics ou mutualisés, votre cabinet de formation doit obtenir une certification par un organisme certificateur accrédité. Cette certification est soumise à des critères de qualité spécifiques.
Les organismes de formation en France doivent être contrôlés par « France Compétences »
Le contrôle de « France Compétences » couvre principalement :
- Les fonds de financement : ces fonds doivent être répartis équitablement entre les différents acteurs du marché de la formation.
- Le marché de la formation : l’autorité de contrôle veille à réguler les coûts de formation, à aligner les formations sur les besoins du marché, etc.
- Les acteurs : l’autorité de contrôle s’assure de l’amélioration des performances des formateurs, agit comme médiateur en cas de conflits entre les acteurs du marché, etc.
Déclaration d’activité de l’organisme de formation
Vous avez terminé de rédiger le business plan de votre cabinet de formation ? Vous avez démontré la faisabilité et la rentabilité de votre projet ? Vous pouvez maintenant entamer les démarches de création. Le dépôt de la déclaration d’activité en est une étape cruciale.
La déclaration d’activité est une étape obligatoire pour toute personne souhaitant ouvrir un cabinet de formation. C’est une étape préalable pour obtenir un numéro d’enregistrement. Vous devez vous adresser à la Direccte de votre région et fournir plusieurs documents :
- Le formulaire CERFA n° 10782*04 ;
- Un certificat d’inscription à l’INSEE ou un KBIS (moins de 3 mois) ;
- Un extrait du bulletin n° 3 ;
- La liste des formateurs avec leur CV en annexe ;
- La demande de formation de votre premier apprenant ou stagiaire (CV et lettre de motivation) ;
- Votre catalogue de formation.
Bon à savoir : le non-respect de cette obligation peut entraîner des sanctions financières allant jusqu’à 4 500 €.
Autres obligations à respecter
Pour prouver votre conformité aux dispositions légales du Code du travail, vous devez élaborer les documents suivants :
Le catalogue de formation
En tant qu’organisme de formation, il est essentiel de concevoir un programme clair, précis et exhaustif. Celui-ci doit contenir les informations suivantes :
- Les objectifs de la formation ;
- Le public cible ;
- La durée d’une formation ;
- Les moyens techniques et pédagogiques utilisés ;
- Le contenu détaillé du programme ;
- Les services annexes (suivi et évaluation des apprenants durant et après la formation).
Bon à savoir : vous pouvez bien sûr enrichir votre catalogue de formation avec d’autres informations.
La convention et le contrat de formation :
Signé par les deux parties, le contrat ou la convention de formation formalise la vente d’une action de formation.
La convention de formation
Pour vendre une formation à une personne morale, une convention de formation doit être signée par les deux parties. Ce document doit préciser :
- L’objet et la nature de la formation ;
- La durée de la formation ;
- Les modalités de formation ;
- Les moyens techniques et pédagogiques utilisés pour la formation ;
- Les conditions de financement de la formation ;
- Les modalités de contrôle de la formation et les sanctions associées ;
- Les facilités éventuelles pour les apprenants ou stagiaires ;
- Les modalités de règlement des conflits (privilégier le règlement à l’amiable.) ;
- La répartition des coûts financiers liés à la formation.
Le contrat de formation
Quand vous dispensez une formation à une personne physique, un contrat de formation doit être signé. Ce document doit inclure des informations telles que :
- La nature et l’objet de la formation ;
- La durée de la séquence ;
- Les conditions d’accès à la formation (compétences, qualifications, etc.) ;
- Les modalités d’exécution du contrat de formation (modalités de formation, moyens pédagogiques utilisés, etc.) ;
- La qualité du formateur (compétences, références, diplômes…) ;
- Les modes de paiement acceptés.
Le bilan pédagogique et financier (BPF)
Chaque année, l’organisme de formation doit réaliser un bilan pédagogique et financier. Vous n’avez pas besoin de vous déplacer pour cela. Connectez-vous simplement sur le portail Mon activité formation.
Bon à savoir : l’application MAF a été conçue pour faciliter la tâche des utilisateurs soumis à l’obligation de déposer une déclaration d’activité et un BPF.
La certification Qualiopi
Depuis le 1er janvier 2022, la certification Qualiopi est obligatoire pour tous les organismes de formation. C’est aussi un critère d’éligibilité essentiel si vous souhaitez que vos formations soient financées par des fonds publics ou mutualisés.
Les obligations comptables d’un organisme de formation
Considérés comme des commerçants, les organismes de formation doivent élaborer des comptes annuels. Ils doivent se conformer aux principes généraux du Code du commerce.
Ces comptes annuels doivent inclure :
- Un bilan ;
- Un compte de résultat ;
- Une annexe.
Bon à savoir : ces comptes annuels ne doivent pas être confondus avec les données financières prévisionnelles de votre business plan.
En résumé
Ouvrir un cabinet de formation nécessite de respecter des normes et réglementations strictes. La certification des organismes est essentielle pour accéder aux financements publics. Les démarches administratives incluent la déclaration d’activité auprès de la Direccte et l’obtention de la certification Qualiopi. Les obligations légales englobent la création d’un catalogue de formation, la signature de conventions ou contrats de formation, et l’élaboration d’un bilan pédagogique et financier. La conformité aux normes légales est cruciale pour assurer le succès et la pérennité de votre cabinet.
| Aspect | Détails |
|---|---|
| Certification | Obligatoire pour financements publics |
| Déclaration d’activité | Nécessaire pour obtenir un numéro d’enregistrement |
| Obligations légales | Catalogue, conventions, bilans annuels |
Notre conseil
Nous vous recommandons d’établir un réseau de partenariats solides avec des experts en formation et des organismes de certification. Cela vous permettra non seulement de rester informé des évolutions réglementaires, mais aussi de bénéficier de conseils pratiques pour optimiser vos processus. Intégrez ces relations dans votre stratégie pour renforcer la crédibilité et l’efficacité de votre cabinet de formation.
FAQ
Quelles sont les normes légales pour ouvrir un cabinet de formation ?
Pour ouvrir un cabinet de formation, il est essentiel de respecter plusieurs normes légales. Vous devez obtenir la certification Qualiopi pour accéder à des financements publics, déclarer votre activité auprès de la Direccte, et élaborer des documents tels qu’un catalogue de formation et un bilan pédagogique et financier annuel.
Comment obtenir la certification Qualiopi ?
Pour obtenir la certification Qualiopi, vous devez passer par un organisme certificateur accrédité. Ce processus inclut un audit basé sur des critères de qualité spécifiques. La certification est obligatoire pour que vos formations soient éligibles au financement public ou mutualisé.
Quelles sont les obligations comptables d’un organisme de formation ?
Les obligations comptables d’un organisme de formation incluent l’élaboration de comptes annuels comprenant un bilan, un compte de résultat et une annexe. Ces organismes sont considérés comme des commerçants et doivent se conformer aux principes du Code du commerce.
Quels documents sont nécessaires pour la déclaration d’activité ?
Pour la déclaration d’activité, vous devez fournir le formulaire CERFA n° 10782*04, un certificat d’inscription à l’INSEE ou un KBIS récent, un extrait du bulletin n° 3, la liste des formateurs avec leurs CV, la demande de formation de votre premier apprenant, et votre catalogue de formation.
Pourquoi est-il important de créer un catalogue de formation ?
Créer un catalogue de formation est crucial car il précise les objectifs, le public cible, la durée, et les moyens pédagogiques de vos formations. Il garantit la clarté et la transparence de votre offre, répondant ainsi aux normes légales et aux attentes des apprenants.
