Ouvrir un cabinet de formation : les normes et les règlementations à connaître

Que vous soyez un particulier ou une entreprise, vous pouvez devenir organisme de formation. Cependant, pour pouvoir exercer votre activité en toute légalité, vous devez vous soumettre à quelques obligations et respecter certaines normes légales. Dépôt de déclaration d’activité, rédaction d’une convention de formation, information des apprenants ou des stagiaires… Ces obligations s’imposent à tous les organismes de formation, quel que soit leur domaine. Ce guide vous fera découvrir les normes et les règlementations à connaître avant d’ouvrir un cabinet de formation.

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Nous vous proposons un ensemble d'articles pour vous aider à rédiger votre business plan cabinet de formation.

Quelques points à connaître avant d’ouvrir un cabinet de formation

La formation professionnelle des salariés entre dans le droit du travail en 1970 grâce à l’Accord national interprofessionnel. Une loi du 4 mai 2004 l’a rendu également accessible aux demandeurs d’emploi. Depuis la mise en vigueur de ces dispositifs qui permettent aux salariés comme aux demandeurs d’emploi d’accéder à la formation professionnelle, celle-ci a fait l’objet de nombreuses réformes.

Ces réformes concernent tous les acteurs de la formation professionnelle, dont les apprenants, les employeurs et les organismes de formation. Tel est le cas pour la loi du 5 septembre 2018 portant sur la liberté de choisir son avenir professionnel. La mise en vigueur de cette disposition légale implique certains changements.

Les OPCA (Organismes paritaires collecteurs agréés) deviennent les OPCA (Opérateurs de compétences) :

Les réformes ne concernent pas uniquement le nom de l’organisme en question, mais affectent également ses missions. Tel est le cas pour la collecte des cotisations formation. Désormais, cette tâche appartient à l’URSSAF (Union de recouvrement des cotisations de sécurité sociale et d’allocations familiales).

La certification des organismes de formation devient obligatoire

Pour pouvoir bénéficier de financements publics ou mutualisés, votre cabinet de formation doit être certifié par un organisme certificateur accrédité. L’obtention de la certification est conditionnée par le respect de certains critères qualité.

Les organismes de formation professionnelle en France doivent faire l’objet de contrôle par « France Compétences »

Le contrôle de « France Compétences » porte principalement sur :

  • Les fonds de financement : les fonds doivent être répartis aux différents acteurs du marché de la formation de manière équitable.
  • Le marché de la formation : l’autorité de contrôle assure la régularisation des coûts de la formation, l’adéquation des formations avec les besoins du marché, etc.
  • Les acteurs : l’autorité de contrôle veille à l’amélioration de la performance des formateurs, assure le rôle de médiateur en cas de conflits entre les acteurs du marché, etc.

La déclaration d’activité de l’organisme de formation

Vous avez fini de rédiger le business plan de votre cabinet de formation ? Vous avez pu montrer que votre projet est non seulement faisable, mais garantit également une bonne rentabilité ? Vous pouvez maintenant vous attaquer aux démarches relatives à sa création. Le dépôt de la déclaration d’activité en fait partie.

La déclaration d’activité est un passage obligatoire pour toute personne souhaitant ouvrir un cabinet de formation. Il s’agit de l’étape préalable pour obtenir un numéro d’enregistrement. Pour cela, vous devez vous adresser à la Direccte de votre région et fournir quelques documents :

  • Le formulaire CERFA n° 10782*04 ;
  • Un certificat d’inscription à l’INSEE ou un KBIS (moins de 3 mois) ;
  • Un extrait du bulletin n° 3 ;
  • La liste des personnes chargées de dispenser la formation avec leur CV en annexe ;
  • La demande de formation de votre premier apprenant ou stagiaire (CV et lettre de motivation) ;
  • Votre catalogue de formation.

Bon à savoir : l’inobservation de cette obligation entraîne des sanctions pécuniaires pouvant atteindre jusqu’à 4 500 €.

Autres obligations à observer

Pour montrer votre conformité aux dispositions légales du Code de travail, vous devez élaborer ces documents :

Le catalogue de formation

En tant qu’organisme de formation, vous devez élaborer un programme clair, précis et complet. Ce dernier doit inclure les informations suivantes :

  • Les objectifs de la formation ;
  • Le public cible ;
  • La durée d’une formation ;
  • Les moyens techniques et pédagogiques utilisés ;
  • Le contenu détaillé du programme ;
  • Les prestations annexes (suivi et évaluation des apprenants durant et après la formation).

Bon à savoir : vous pouvez, bien sûr, ajouter d’autres informations pour enrichir votre catalogue de formation.

La convention et le contrat de formation :

Signé par les 2 parties le contrat ou la convention de formation formalise la vente d’action de formation.

La convention de formation

La vente d’une formation à une personne morale doit donner lieu à la signature d’une convention de formation par les 2 parties. Ce document doit ainsi indiquer :

  • L’objet et la nature de la formation ;
  • La durée de la formation ;
  • Les modalités de formation ;
  • Les moyens techniques et pédagogiques utilisés pour former l’apprenant ou le stagiaire ;
  • Les conditions liées au financement de la formation ;
  • Les modalités de contrôle de la formation et les sanctions y afférentes ;
  • Les éventuelles facilités accordées aux apprenants ou aux stagiaires ;
  • Les modalités de règlement de conflits (il s’avère judicieux de privilégier le règlement à l’amiable.) ;
  • La répartition des charges financières liées à la formation.

Le contrat de formation

Lorsque vous dispensez une formation à une personne physique, vous devez conclure un contrat de formation avec elle. Ce document doit indiquer certaines informations, à savoir :

  • La nature et l’objet de la formation ;
  • La durée de la séquence ;
  • Les conditions d’accès à la formation (compétences, qualification, etc.) ;
  • Les conditions d’exécution du contrat de formation (modalités de formation, moyens pédagogiques utilisés, etc.) ;
  • La qualité du dispensateur de formation (compétences, références, diplômes…) ;
  • Les modes de paiement acceptés.

Le bilan pédagogique et financier (BPF)

Chaque année, l’organisme de formation a également l’obligation d’élaborer un bilan pédagogique et financier. Néanmoins, vous n’avez pas besoin de vous déplacer pour y procéder. Il suffit de vous connecter sur le portail Mon activité formation.

Bon à savoir : l’application MAF a été mise en place pour faciliter la tâche des utilisateurs soumis à l’obligation de déposer une déclaration d’activité et un BPF.

La certification Qualiopi

Depuis le 1er janvier 2022, la disposition d’une certification Qualiopi est devenue obligatoire pour tous les organismes de formation. Par ailleurs, c’est l’un des critères d’éligibilité à ne pas négliger si vous voulez que vos formations soient éligibles au financement des fonds publics ou mutualisés.

Les obligations comptables d’un organisme de formation

Considérés comme étant des commerçants, les organismes de formation ont l’obligation d’élaborer des comptes annuels. Dans ce contexte, ils doivent se référer aux principaux généraux du Code du commerce.

Ces comptes annuels doivent inclure :

Bon à savoir : ces comptes annuels ne doivent pas être confondus avec les données chiffrées qui composent le prévisionnel financier du business plan de votre cabinet de formation.