Maîtriser son projet d’agence événementielle en 4 phases

Étape 1 : La réflexion préalable

Avant de vous lancer dans la réalisation de votre projet, prenez le temps de poser les bonnes questions et de définir vos objectifs. Sachez que créer une agence événementielle constitue un véritable projet de vie.

Une telle entreprise nécessitera probablement de votre part, et peut-être de votre entourage, un engagement total et constant sur plusieurs années. Cela est d’autant plus vrai s’il implique des changements dans votre mode de vie ou votre lieu de résidence. Cependant, malgré tout l’enthousiasme que vous pouvez avoir, gardez à l’esprit que ce projet est aussi votre future activité professionnelle. Il est donc crucial de prendre le temps de mener une réflexion approfondie. Votre questionnement devra intégrer ces deux aspects pour aborder sereinement l’ouverture de votre agence événementielle.

• Quelle ambition nourrissez-vous pour ce projet ?
• Quelles sont vos principales motivations (humaines, financières, autres) ?
• Comment voyez-vous votre place dans ce projet ?
• Quel est l’élément déclencheur ?
• À quel horizon vous projetez-vous ?
• Connaissez-vous le secteur de l’événementiel ?
• Avez-vous la possibilité de réaliser des investissements ?
• Maîtrisez-vous le fonctionnement d’une agence événementielle ?

Approfondissez votre réflexion grâce à notre application gratuite. Elle vous aidera à évaluer votre projet et à en déterminer le potentiel de réussite.

Étape 2 : L’étude de marché

La rédaction d’une étude de marché est essentielle pour élaborer votre business plan d’agence événementielle. Pour la réaliser efficacement, allez à la rencontre de votre future clientèle. Cette étape vous permettra de confirmer l’adéquation de votre offre avec la demande existante et d’ajuster votre positionnement stratégique, notamment en termes de prix.

Étape 3 : Le business plan

Une fois la réflexion terminée et tous les indicateurs au vert, vous commencerez à construire votre projet de manière opérationnelle. La rédaction de votre business plan agence événementielle matérialise cette nouvelle étape. Ce document synthétise votre projet et facilite vos démarches auprès des banques pour obtenir les financements nécessaires au lancement de votre projet (achat de matériel, locaux, frais de gestion courante, aménagements, etc.). Pour être efficace, votre business plan doit contenir les éléments suivants :

Le résumé opérationnel

Également appelé executive summary, cette partie de votre document résume l’ensemble de votre business plan. Elle permet aux financeurs de se faire une première opinion sur votre document. En général, les investisseurs consacrent très peu de temps, quelques minutes, à chaque plan d’affaires qui leur est soumis. Le résumé opérationnel doit donc inciter le lecteur à poursuivre l’étude de votre document.

La naissance du projet

Cette section expose les origines de votre projet. Elle présente le « pourquoi » derrière votre initiative d’ouvrir une agence événementielle. La naissance du projet est également l’occasion de mentionner les personnes qui vous accompagneront éventuellement dans votre projet. Si vous avez des partenaires, rappelez leur parcours et leur rôle futur au sein de la structure.

Le produit ou le service

Quels types de prestations proposerez-vous ? Quel sera votre concept clé ? Comment vous démarquerez-vous de la concurrence directe et indirecte ? Si vous développez un nouveau concept ou une nouvelle manière de réaliser des prestations, apportez des éléments concrets comme des visuels pour aider les banquiers à se projeter et montrer la maturité du projet.

Le marché

Le business plan doit inclure une étude de marché spécifique à l’événementiel. Cette analyse prouvera que votre offre répond à une réelle demande et garantira la rentabilité du projet. Pour réaliser cette étude cruciale, nous avons rédigé un guide complet qui couvre chaque étape importante et inclut les conseils de nos experts en création d’entreprises.

La stratégie de l’entreprise

Comment votre agence événementielle se distinguera-t-elle de la concurrence ? Quelles seront ses politiques de prix et de communication ? Quel sera son positionnement (pure player, multi spécialiste, événements d’entreprise, etc.) ? La stratégie de l’entreprise doit démontrer la capacité des gérants à affronter la concurrence et à proposer des actions pour attirer la clientèle.

Le montage juridique

À cette étape, il vous faudra choisir le statut juridique de l’entreprise à venir. SAS ? SARL ? EI ? Etc. Vous préciserez également, le cas échéant, le nombre d’associés et le montant du capital social de l’entreprise.

Pour vous aider dans l’élaboration de ce document essentiel, pensez à télécharger notre modèle de business plan pour agence événementielle ci-dessous !

Étape 4 : La mise en œuvre du projet

Ça y est ! Il est maintenant temps de vous lancer. Votre projet est solide et réfléchi. Durant cette phase, vous allez mettre en action les différents éléments de votre business plan. Cependant, gardez à l’esprit que ces éléments devront être ajustés pour correspondre aux réalités du terrain. Pour cela, il est nécessaire de respecter le planning établi afin de respecter la date d’ouverture de votre agence événementielle. Nos experts vous recommandent également de réaliser une checklist complète afin de ne rien oublier et d’être opérationnel le Jour-J.

Le conseil de notre expert

Ne sous-estimez pas les démarches administratives. Elles peuvent être très chronophages et représenter de réels obstacles à votre projet. Anticipez-les dès maintenant ! Pour vous aider, consultez notre article sur les démarches administratives pour créer une agence événementielle.