Réussir son projet d’agence événementielles en 4 étapes

Vous souhaitez mettre votre talent créatif et votre profil de chef d’orchestre au service de votre propre clientèle ? Sachez que chaque projet est particulier. Il repose sur votre expérience personnelle et professionnelle, votre caractère, votre réseau de contacts ou encore votre motivation. Cependant, notre expérience de l’accompagnement à la création d’entreprises nous permet d’affirmer ce qui suit. Les projets qui ont abouti ont tous respecté nos trois étapes clés de l’ouverture d’une agence événementielle.

Étape 1 : la réflexion préalable

Avant de vous lancer tout de go dans la mise en œuvre de votre projet, prenez le temps de vous poser les bonnes questions et définissez les objectifs de votre projet. Soyez conscient que la création d’une agence événementielle constitue un véritable projet de vie. Une telle réalisation exigera certainement de vous, voire de vos proches, un investissement total et constant sur plusieurs années. Et cela se révèle d’autant plus vrai s’il nécessite une modification de votre mode de vie ou de changer de lieu de résidence. Cependant, malgré tout l’enthousiasme dont vous faites preuve, gardez toujours à l’esprit que ce projet de vie constitue aussi votre future activité professionnelle. Vous laisser le temps de mener une réflexion poussée s’avère donc essentiel. Votre questionnement devra comprendre ces deux aspects afin d’entreprendre sereinement l’ouverture de votre agence événementielle.

• Quelle ambition nourrissez-vous pour ce projet ?
• Quelle est votre principale motivation (humaine, financière, autre ) ?
• Comment concevez-vous votre place dans ce projet ?
• Quel est l’élément déclencheur ?
• A quel horizon vous projetez-vous ?
• Connaissez-vous le secteur de l’événementiel ?
• Avez-vous la possibilité de réaliser des investissements ?
• Maîtrisez-vous le fonctionnement d’une agence événementielle.

Approfondissez votre réflexion grâce à notre application gratuite. Elle vous accompagnera dans l’évaluation de votre projet et déterminera son potentiel de réussite.

Étape 2 : l’étude de marché

La rédaction d’une étude de marché constitue le préalable nécessaire à l’élaboration de votre business plan d’agence événementielle. Pour la réaliser au mieux, partez à la rencontre de votre future clientèle. Cette phase vous permettra de confirmer l’adéquation de votre offre à la demande existante. Vous ajusterez aussi votre positionnement stratégique en matière de prix par exemple. 

Étape 3 : le business plan

Une fois la phase de réflexion achevée et que tous les voyants sont au vert, vous débuterez la construction opérationnelle de votre projet. La rédaction de votre business plan agence événementielle matérialise cette nouvelle phase. Ce document synthétise votre projet et facilite vos démarches auprès des banques pour l’obtention des financements indispensables au lancement de votre projet (achat de matériels ou de locaux, frais liés à la gestion courante, aménagements, etc.). Pour gagner en efficacité, votre business plan devra contenir les éléments suivants :

Le résumé opérationnel

Il est aussi appelé executive summary. Cette partie de votre document constitue un résumé de l’ensemble de votre business plan. Elle permettra aux financeurs de concevoir un premier avis sur votre document. Sachez-le, en général les investisseurs n’accordent que très peu de temps, quelques minutes, à chaque plan d’affaire qui leur est soumis. Le rôle du résumé opérationnel consiste donc à donner envie au lecteur de poursuivre l’étude de votre document.

La naissance du projet

Cette partie expose les origines de votre projet. Elle présente en quelque sorte le « pourquoi du comment ». Elle détaille les raisons qui ont poussé le créateur à ouvrir une agence événementielle. La naissance du projet est aussi l’occasion d’annoncer les personnes qui vous accompagneront éventuellement dans votre projet. Si vous avez de telles personnes à vos côtés, rappelez le parcours de chacun et leur futur rôle dans la structure.

Le produit ou le service

Quel type de prestations allez-vous proposer ? Quel sera votre concept clé ? En quoi vous différencierez-vous de la concurrence à la fois directe et indirecte ? Si vous développez un nouveau concept ou une nouvelle manière de réaliser telle ou telle prestation, apportez des éléments concrets comme des visuels par exemple. Cela vous permettra d’aider les banquiers à se projeter et de démontrer la maturité du projet.

Le marché

Le business plan doit comporter une étude de marché relative à l’événementiel. Cette analyse démontrera que votre offre répond à une réelle demande et garantira la rentabilité du projet. Afin de réaliser cette étude cruciale, nous avons rédigé pour vous un guide complet. Il reprend chacune des étapes importantes et s’accompagne des conseils avisés de nos experts de l’accompagnement à la création.

La stratégie de l’entreprise

De quelle manière votre agence événementielle va-t-elle se différencier de la concurrence ? Quelle seront ses politiques de prix et de communication ? Quel sera son positionnement (pure player, multi spécialiste, événements d’entreprise, etc…) ? La stratégie de l’entreprise doit démontrer la capacité des gérants à affronter la concurrence et à proposer des actions pour attirer la clientèle.

Le montage juridique

A cette étape, il vous faudra définir le statut juridique de la future entreprise. SAS ? SARL ? EI ? Etc… Vous préciserez aussi, le cas échéant, le nombre d’associés ainsi que le montant du capital social de l’entreprise.

Afin de vous accompagner dans l’élaboration de ce document essentiel, pensez à télécharger notre modèle de business plan agence événementielle ci-dessous !

Étape 4 : la mise en oeuvre du projet

Ca y est ! Il est maintenant grand temps pour vous de vous lancer. Votre projet est solide. Votre projet est réfléchi. Durant cette phase, vous allez mettre en action les différents éléments de votre business plan. Cependant, gardez à l’esprit que l’ensemble de ces éléments devront faire l’objet d’éventuels réajustements pour coller aux réalités du terrain. A cette fin, il est nécessaire de vous tenir au planning établi afin de respecter la date d’ouverture de votre agence événementielle. Nos experts vous conseillent également de réaliser une checklist exhaustive afin de ne rien oublier et être opérationnel le Jour-J.

Le conseil de notre expert

Ne sous-estimez pas les démarches administratives. Elles peuvent s’avérer hautement chronophage et représenter de réels freins à votre projet. Anticipez-les dès à présent ! Pour vous y aider, n’hésitez pas à consulter notre article sur les démarches administratives de création d’une agence événementielle.