Le guide complet pour ouvrir une entreprise de secrétariat

Parlons de votre projet

Pourquoi ne pas tenter l’indépendance ? Cette question vous obsède presque jour et nuit. Cela représente un changement important dans votre carrière professionnelle et votre vie personnelle. Mais vous recherchez autre chose et rien ne vous fera changer d’avis. D’année en année, de nombreux entrepreneurs se lancent sur divers marchés, à la recherche de nouveaux challenges à travers la création d’entreprise. Aujourd’hui, vous avez besoin de liberté, et l’entrepreneuriat est fait pour vous. Il y a deux possibilités : soit vous vous imaginez entrepreneur, soit vous entreprenez. Mais si vous lisez cet article, c’est que vous avez déjà choisi ! Créer son entreprise de secrétariat indépendant exige de prendre le temps de mûrir votre projet, de savoir ce que vous en attendez et quelle méthode vous comptez utiliser.

Il s’agit d’une étape capitale de votre parcours, car elle constitue la première brique de votre future entreprise de secrétariat indépendant. Actuellement, il est normal de ne pas savoir par où commencer. Mais rassurez-vous, l’entrepreneuriat n’aura bientôt plus de secret pour vous. Comment le savons-nous ? Parce que nous allons vous aider et vous accompagner comme vous accompagnerez les dirigeants dans la gestion de leurs tâches administratives. Avez-vous une idée précise de ce que vous allez proposer à vos futurs clients ? Tout part de là, et pour aborder cet exercice sereinement, vous devrez mobiliser toutes vos compétences humaines et professionnelles. Ainsi, vous garantirez à votre entreprise de secrétariat indépendant un départ en pole position.

Étape 1 : Validez l’idée

Développer vos compétences, vous découvrir sous un angle nouveau, sont des attentes de votre projet ? Créer votre entreprise de secrétariat indépendant ne vous décevra pas. Vous serez confrontée à des obstacles qui vous pousseront à puiser en vous pour les surmonter, découvrant des facettes inconnues et trouvant une grande stimulation à la hauteur de vos ambitions. Vous devez anticiper les complications possibles de votre projet en adoptant une méthodologie rigoureuse et une discipline solide. Sans ces piliers essentiels, vous risquez de connaître une catastrophe et une déception certaine. Posez-vous les bonnes questions pour éviter ces pièges :

• Quelle est votre motivation réelle pour ouvrir une entreprise de secrétariat indépendant ?
• Connaissez-vous l’investissement humain et matériel nécessaire pour réaliser votre projet d’entreprise de secrétariat indépendant ?
• Pensez-vous pouvoir maintenir un équilibre durable entre vie personnelle et professionnelle ?

Étape 2 : Elaborez le concept

L’élaboration du concept est une étape cruciale dans la construction de votre projet. Pourquoi ? Parce que vous donnez corps aux fondations de votre future entreprise de secrétariat. Vous devrez mener une réflexion approfondie sur les grandes lignes de votre projet. Déterminez la gamme de prestations que vous souhaitez proposer et la manière de les offrir. Vous pouvez choisir de fournir votre prestation uniquement via une plateforme téléphonique ou décider d’un accompagnement complet en vous rendant sur place. L’important est que votre client bénéficie du meilleur service en fonction de ses attentes. À chaque étape de votre aventure, souvenez-vous que vous êtes le seul à savoir ce qu’il est pertinent de tenter et de mettre en place pour que votre entreprise de secrétariat gagne en renommée. En bref, la stratégie, c’est vous.

Étape 3 : Réalisez une étude de marché

L’étude de marché, parfois redoutée par les entrepreneurs débutants. Vous n’en avez jamais réalisé, mais en avez souvent entendu parler ? Vous verrez que ce n’est pas si difficile. Avec méthode et rigueur, cette analyse sera facile à réaliser et constituera une mine d’informations. S’il s’agit d’un travail d’ampleur, c’est aussi une analyse qui vous permettra d’appréhender les points essentiels de votre stratégie sous un angle à 360°. L’objectif est de positionner votre entreprise de secrétariat. Conduisez votre étude sur le thème du secrétariat indépendant et plus largement de l’externalisation. L’analyse apporte un nouveau regard sur votre activité et constitue un outil performant pour identifier les concurrents. Elle favorise aussi l’obtention de profils de prospects et clients détaillés. Suivez notre méthode et vous connaîtrez bientôt tous les éléments nécessaires à la construction de votre projet. Une fois votre étude terminée, prenez le temps d’analyser les résultats. Puis échangez avec vos futurs clients pour recueillir leurs remarques et critiques. C’est le seul moyen de construire une offre adaptée aux attentes de vos clients. C’est un excellent moyen de faire la différence sur un marché concurrentiel.

• Quels services sont les plus susceptibles de convenir à vos clients ?
• Faut-il privilégier une plateforme téléphonique ou un service en présentiel ?
• Quel est le niveau de complexité des tâches administratives à gérer ?
• Quels secteurs sont les plus demandeurs ?

Une fois que vous aurez vos réponses, vous connaîtrez mieux votre cœur de cible et comment le conquérir :

• Quelles entreprises utilisent ce type de services ?
• Quel est leur budget ?
• Quelles tâches administratives sont les plus demandées ?

Étape 4 : Choisissez votre emplacement et votre outil de travail

Après votre étude de marché, vous avez récolté une masse d’informations pour déterminer la meilleure façon d’offrir vos prestations. L’étape suivante ? Trouver le local idéal pour votre entreprise de secrétariat. Cette phase est essentielle. Plongez-y avec rigueur et patience. L’avenir appartient à ceux qui se lèvent tôt, et pour les locaux commerciaux, c’est pareil. Ne tardez pas à chercher votre local, mais ne vous précipitez pas non plus. Un mauvais choix pourrait vous laisser avec un emplacement inadapté. Pour faire le meilleur choix, définissez ce que vous attendez de votre local pour mener votre activité sereinement :

• Privilégier les centres d’affaires ?
• Le contexte économique local est-il favorable ?
• Quel est le dynamisme économique local ?

Pour obtenir plus d’informations, rencontrez d’autres dirigeants déjà installés, ils pourraient vous apporter un complément d’informations précieux.

Étape 5 : Rédigez votre business plan

Votre future entreprise de secrétariat indépendant pourra se faire une place de manière pérenne. Cependant, vous devrez réaliser des investissements, parfois coûteux. Cela signifie que vous aurez besoin de financement. Si vous n’en avez pas assez, vous consulterez votre banquier pour obtenir les fonds nécessaires. Pour le convaincre, présentez-lui votre business plan Secrétaire. Ce document soutiendra l’argumentaire que vous exposerez à votre banquier avec des arguments efficaces. Vous raconterez l’histoire de votre projet, mais il attendra des éléments concrets, comme des chiffres. Des chiffres que vous pourrez lui montrer grâce aux tableaux financiers qui complètent votre business plan Secrétariat :

• le compte de résultat prévisionnel
• le bilan prévisionnel
• le plan de financement
• le budget de trésorerie

Vous pourrez même ajouter des indicateurs spécifiques à votre secteur pour que votre banquier comprenne la pertinence de votre projet dans sa globalité. Une fois cet exposé réalisé, il y a de grandes chances que votre banquier vous accorde ce que vous demandez.

Étape 6 : Choisissez le statut juridique

Choisir un statut juridique donne existence et reconnaissance à votre entreprise de secrétariat sur le plan juridique et administratif. C’est une étape délicate de votre projet. Tous les statuts ne se ressemblent pas et n’engagent pas les mêmes niveaux de responsabilité, tant sur le plan juridique que financier. Ces effets peuvent aussi concerner vos associés. Une fois le statut déterminé, vous répartirez votre capital entre les associés de votre entreprise de secrétariat indépendant. Si vous choisissez l’EURL, vous n’aurez pas à accomplir cette formalité. Enfin, vous devrez choisir le régime fiscal et social de votre entreprise de secrétariat indépendant. Voici les statuts possibles :

• Le régime de micro-entrepreneur : Une entreprise individuelle immatriculée au Répertoire des métiers ou au Registre du commerce et des sociétés. Ce régime offre un régime social simplifié ; le micro-social. La responsabilité est illimitée. Ce statut présente plusieurs avantages, notamment sa simplicité. Les contributions fiscales et sociales ne sont payées qu’une fois le chiffre d’affaires réalisé. Les cotisations sociales sont basées sur le chiffre d’affaires, pas le bénéfice. Cependant, il y a des plafonds de chiffre d’affaires à respecter.
• La SARL (société à responsabilité limitée) : Composée de 2 associés minimum. L’entreprise est une personne morale. En cas de faillite, seul le capital de la SARL peut être réclamé. Les biens propres du créateur ne peuvent être saisis (sauf en cas de faute grave). Le capital social est constitué par les apports des associés. Une assemblée générale doit être organisée une fois par an.
• L’EURL (entreprise unipersonnelle à responsabilité limitée) : Elle a les mêmes caractéristiques que la SARL, mais avec un seul associé.
• La SAS (société par actions simplifiée) et la SASU (société par actions simplifiée unipersonnelle) : Les associés sont responsables à hauteur de leurs apports. Le dirigeant est assimilé salarié et bénéficie de la même protection. Cette forme de société est réputée plus flexible que la SARL, car son organisation est définie par les statuts.

Étape 7 : Réalisez les démarches administratives

1. Rédigez vos statuts La rédaction des statuts est une phase importante dans la création de votre société. Cet acte juridique régit les règles afférentes à la vie de la société. Il définit les modalités de prise de décision, les règles de gouvernance et l’étendue des pouvoirs des dirigeants.

2. Procédez au dépôt du capital social Cette étape consiste à remettre les fonds auprès d’un organisme dépositaire. Il peut s’agir d’une banque, de la Caisse des Dépôts et Consignations ou d’un notaire. Ce versement peut être sous forme de chèque de banque émis par un établissement bancaire domicilié en France, par virement bancaire ou en espèces. Pour certaines formes de société, le versement peut être échelonné. Pour les SARL, le minimum est fixé à 20%, le reste pouvant être versé dans les 5 ans suivant la création. Pour les SA et SAS, le minimum est de 50%.

3. Procédez à la nomination du dirigeant Que la société ait un ou plusieurs dirigeants, leurs informations doivent figurer dans le formulaire M0. Les dirigeants doivent signifier leur acceptation par la signature de l’acte nominatif précédée de la mention « bon pour acceptation des fonctions de » gérant ou président, par exemple. L’identité des premiers dirigeants doit figurer sur l’avis de constitution publié au journal des annonces légales. Chaque dirigeant doit signer une déclaration sur l’honneur de non-condamnation.

4. Contactez le CFE Cet organisme centralise les pièces du dossier de demande d’inscription pour les communiquer aux autres organismes comme l’INSEE, le Greffe du tribunal de commerce, les services fiscaux, l’inspection du travail, etc.

5. Procédez à la publication de votre annonce légale Cette formalité est obligatoire dans la constitution d’une société. Elle doit contenir des mentions obligatoires variables selon la forme juridique. Toutefois, certaines mentions sont communes, telles que :

• Dénomination sociale
• Forme juridique
• Montant de capital social
• Adresse du siège social
• Objet social
• Durée de la société
• Identité des dirigeants
• Identité du RCS qui a immatriculé la société

6. Obtenez vos numéros d’identification Une fois votre immatriculation effective, vous recevrez un numéro SIREN pour identifier l’entreprise, un numéro SIRET pour chaque établissement et un code APE pour la branche d’activité de l’entreprise.

7. Prenez connaissance de la réglementation La profession de secrétaire indépendante n’étant pas réglementée, il n’existe pas de réglementation spécifique. Cependant, certaines secrétaires réalisent des prestations de comptabilité pour leurs clients. Ces prestations sont réservées aux comptables ou experts-comptables. Effectuer des travaux de comptabilité sans le titre peut être réprimé.

Les forces du concept

• Un service qui répond à un besoin croissant : Que ce soit pour réduire les coûts, opérer une modification stratégique ou choisir de ne pas embaucher, les entreprises optent de plus en plus pour l’externalisation. Le secrétariat indépendant répond pleinement à ce besoin.
• La hauteur des investissements : La création de votre entreprise de secrétariat nécessitera des investissements. Ils seront proportionnels à vos ambitions à moyen terme et à votre volume d’activité.
• La passion qui vous anime : Le métier de secrétaire indépendante nécessite de mettre en œuvre vos compétences personnelles et professionnelles. Mais il requiert aussi une passion pour relever tous les défis.

Les entreprises de secrétariat en chiffres