Le guide complet pour ouvrir une entreprise de secrétariat

Ouverture de courriers, classement de documents, rédaction, gestion des achats, facturation, recouvrement de créances ou encore accompagnement dans la gestion des ressources humaines. Leur service s’adapte aux besoins de leurs clients afin d’assurer une collaboration efficace et fluide. Si une estimation réelle est difficile tant ce marché semble atomisé, on peut tout de même estimer le nombre d’entreprises de secrétariat indépendant à environ 10 300 réparties sur le territoire pour un chiffre d’affaires de plus d’un milliard d’euros.

Vous étiez auparavant secrétaire salariée ou assistante de direction, et vous envisagez maintenant de vous tourner vers le secrétariat indépendant ? Différentes raisons ont pu présider à ce que vous fassiez ce choix. En effet, des modifications dans votre vie personnelle ont pu vous pousser à considérer cette alternative. Il se peut aussi que vous ayez dû affronter des incidents professionnels. Mais il y a encore un autre motif à intégrer. Et c’est peut-être le plus important de tous. L’indépendance. Le désir de pouvoir effectuer le métier que vous aimez à votre manière, selon vos propres méthodes. Vous avez le goût du challenge ? Le défi ne vous fait pas peur ? Vous êtes un ou une as de l’organisation et du relationnel ? Vous savez comment proposer à vos clients un service qui leur permettra effectivement de gagner en efficacité et de se décharger de nombreuses tâches qui grignotent leur temps de manière importante ? Alors pour quelles raisons vous interrogez-vous encore ? J’y vais ? je n’y vais pas ? Quoiqu’il en soit sachez qu’en ce qui nous concerne, nous pensons que vous êtes le ou la candidate idéal(e) pour vous lancer dans l’aventure de l’entrepreneuriat ! Organisée, méthodique, rigoureuse, vous êtes une véritable chef d’orchestre de la gestion administrative. Dans ce cas, il est donc grand temps que vous investissiez dans un projet professionnel qui vous tient réellement à coeur : la création de votre entreprise de secrétariat indépendant. Ça vous tente ?

Parlons de votre projet

Pourquoi ne pas tenter l’indépendance ? Cette question en viendrait presque à vous obséder jours et nuit. En même temps, il faut quand même bien dire que cela représente un changement important dans votre carrière professionnelle tout comme dans votre vie personnelle. Mais à présent vous recherchez autre chose et rien ne vous fera changer d’avis. Si cela peut vous rassurer, d’années en années, ce sont de véritables cohortes d’entrepreneurs qui se lancent sur divers marchés. Des cohortes d’entrepreneurs qui partent en quête de nouveaux challenges au travers de la création d’entreprise. Aujourd’hui, vous avez besoin d’air et de liberté, alors l’entrepreneuriat est fait pour vous. A présent, il y a deux possibilités. Soit vous faites partie de ceux qui s’imaginent en entrepreneur, soit vous faites partie de ceux qui entreprennent. Mais entre nous, si vous prenez le temps de lire cet article, c’est que vous avez déjà fait votre choix ! Alors démarrons ensemble dés à présent. Créer son entreprise de secrétariat indépendant impose que vous vous accordiez du temps pour mûrir votre projet. Du temps pour savoir ce que vous en attendez. Du temps pour savoir quelle méthode vous comptez utiliser.

Il s’agit d’une étape capitale de votre parcours en ce qu’elle constitue la première brique de votre future entreprise de secrétariat indépendant. Pour l’instant, il est tout à fait normal que vous ne sachiez pas tout à fait par où commencer. Mais rassurez-vous, l’entrepreneuriat n’aura bientôt plus aucun secret pour vous. Comment le savons-nous ? Parce que nous allons vous aider et vous accompagner tout comme vous accompagnerez les dirigeants dans la gestion de leurs tâches administratives. D’ailleurs, disposez-vous réellement d’une idée précise de ce que vous allez proposer à vos futurs clients ? Tout part de là, et pour vous livrer à cet exercice de manière sereine, vous devrez recourir à toutes vos compétences à la fois humaines et professionnelles. De cette manière, vous garantissez à votre entreprise de secrétariat indépendant un départ en pole position.

Étape 1 : Validez l’idée

Développer vos compétences, vous découvrir sous un angle nouveau comptent parmi les attentes que vous nourrissez par la conduite de votre projet ? Dans ce cas, vous ne devriez pas être déçue en créant votre entreprise de secrétariat indépendant. En effet, lors de votre démarche de création, vous serez parfois confrontée à des obstacles qui vous pousseront à puiser en vous pour les franchir. Vous découvrirez des facettes encore inconnues et y trouverez une grande stimulation à la hauteur de vos ambitions. Cependant, vous devez impérativement anticiper les possibles complications qui pourraient intervenir lors de votre projet en adoptant une véritable méthodologie et une solide discipline. Sans respecter ces deux piliers essentiels, vous vous dirigez droit vers une possible catastrophe et une déception certaine. Alors pour éviter ces écueils, posez-vous les bonnes questions :

• Quelle véritable motivation vous pousse à ouvrir une entreprise de secrétariat indépendant ?
• Connaissez-vous l’investissement humain et matériel nécessaire à l’aboutissement de votre projet d’entreprise de secrétariat indépendant ?
• Croyez-vous que vous pourrez maintenir un équilibre pérenne entre vie personnelle et vie professionnelle ?

Étape 2 : Elaborez le concept

La phase d’élaboration représente, comme vous vous en doutez certainement, une des étapes cruciales dans la construction de votre projet. Pour quelle raison ? Tout simplement parce que c’est à ce niveau que vous donnez corps aux fondements de votre future entreprise de secrétariat. Vous livrer à cet exercice vous demandera de conduire une réflexion aboutie sur les grandes lignes que vous souhaitez donner à votre projet. Un bon début serait de déterminer la gamme des prestations que vous voudriez proposer et la manière dont vous voulez les proposer. Dans cette optique, vous pourriez choisir de ne délivrer votre prestation que par le biais d’une plateforme téléphonique. A l’inverse, vous pourriez décider de réaliser un accompagnement complet en vous rendant directement sur place. L’essentiel étant que votre client bénéficie du meilleur service possible en fonction de ses attentes. Quoiqu’il en soit, à chaque étape de votre aventure, n’oubliez jamais que vous êtes la seule à savoir ce qu’il est pertinent ou non de tenter, de mettre en place pour que votre entreprise de secrétariat gagne en renommée. En bref, la stratégie c’est vous. N’oubliez pas qu’à chaque étape de votre projet, nous restons à vos côtés par le biais de notre outil de diagnostic pertinent et détaillé de votre projet. Vous trouverez dans votre business plan Secrétariat, un panel complet d’outils incontournables pour que votre projet bénéficie de toutes les chances de parvenir au succès. Grâce à lui, vous profiterez d’un regard objectif sur les forces et faiblesses de votre entreprise de secrétariat.

Étape 3 : Réalisez une étude de marché

La fameuse étude de marché qui parfois inquiète les entrepreneurs en herbe. Vous n’en avez jamais mené mais en avez fréquemment entendu parler ? Et bien maintenant vous allez voir que ce n’est pas si difficile et qu’avec un peu de méthode et de rigueur, cette analyse sera non seulement facile à réaliser mais constituera aussi une mine d’informations. En effet, s’il s’agit effectivement d’un travail d’ampleur, c’est aussi une analyse qui vous permettra d’appréhender les points essentiels de votre stratégie sous un angle à 360°. L’objectif étant de parvenir à positionner votre entreprise de secrétariat. Raison pour laquelle vous devrez conduire votre étude sur le thème du secrétariat indépendant et plus largement de l’externalisation. Le gros avantage de cette analyse réside dans sa capacité à apporter un nouveau regard sur votre activité. Elle constitue un outil performant d’identification des concurrents. Elle favorise en outre l’obtention de profils de prospects et clients détaillés. En vous astreignant à suivre notre méthode, vous connaitrez bientôt l’ensemble des éléments nécessaires à la construction de votre projet. Une fois que vous aurez terminé votre étude, accordez-vous le temps de bien analyser l’ensemble des résultats issus de votre étude de marché. Une fois que vous aurez totalement achevé cette étape, vous irez échanger avec vos futurs clients et vous abreuverez de leurs remarques ou de leurs critiques. C’est la seule manière de parvenir à construire une offre qui colle aux attentes de vos clients. Il s’agit d’un excellent moyen pour faire la différence sur un marché hautement concurrentiel. Lorsque vous serez parvenue à une étude de marché aboutie, vous devriez pouvoir répondre aux questions suivantes :

• Quels sont les services les plus susceptibles de convenir à vos clients ?
• Faut-il privilégier de fournir votre service via une plateforme téléphonique ou directement en présentiel ?
• Quel est en général le niveau de complexité des tâches administratives à gérer ?
• Quels sont les secteurs les plus demandeurs ?

Une fois que vous aurez vos réponses, vous en saurez bien plus quant à votre coeur de cible et la manière de le conquérir :

• Quelles sont les entreprises qui utilisent ce type de services ?
• Quel est leur budget ?
• Quelles sont les tâches administratives les plus demandées ?

Étape 4 : Choisissez votre emplacement et votre outil de travail

A ce niveau de votre projet, vous êtes parvenue au bout de votre étude de marché et avez récolté une masse importante d’informations qui vous permettront de déterminer la meilleure manière d’offrir vos prestations. L’étape suivante ? La recherche du local idéal pour abriter votre entreprise de secrétariat. Cette partie compte parmi les phases essentielles de votre projet. C’est pourquoi, vous devrez vous y plonger avec rigueur et patience. Il parait que l’avenir appartient à ceux qui se lèvent tôt. Et bien pour les locaux commerciaux, c’est un peu la même chose. Il sera pertinent de pas trop attendre avant de partir en quête de votre local. Cependant, ne vous ruez pas non plus sur le premier local venu. En effet, si vous bâclez cette étape, vous risquez bien de vous retrouver avec un emplacement qui ne correspond en rien à vos attentes et vos besoins. Ennuyeux n’est-ce-pas ? Alors pour vous assurer de faire le meilleur choix, prenez le temps de définir l’ensemble des éléments que vous attendez de votre local pour mener votre activité sereinement :

• Devez-vous privilégier les centres d’affaires ?
• Le contexte économique local est-il favorable à votre installation ?
• Quel est le dynamisme économique au niveau local ?

Afin d’obtenir un plus grand nombre de renseignements, pourquoi n’iriez-vous pas à la rencontre d’autres dirigeants déjà installés. Peut-être vous apporteront-ils un complément d’informations précieux.

Étape 5 : Rédigez votre business plan

A présent, une chose est certaine. Votre future entreprise de secrétariat indépendant pourra faire sa place sur son marché de manière pérenne. Cependant, vous aurez besoin de réaliser des investissements parfois onéreux. Cela signifie que vous aurez besoin d’argent. Et si vous n’en avez pas assez, vous irez naturellement voir votre banquier afin qu’il vous prête les sommes nécessaires. Et pour y parvenir, vous aurez besoin de le convaincre. Voua aurez besoin qu’il y croie autant que vous. Mais comment faire ? Présentez-lui simplement votre business plan Secrétaire. Ce document vous permettra de soutenir l’argumentaire que vous exposerez à votre banquier. Vous énoncerez devant votre banquier des arguments efficaces. Vous lui raconterez l’histoire de votre projet. Mais quoiqu’il en soit, il attendra des éléments concrets. C’est-à-dire, des chiffres. Des chiffres que vous pourrez lui montrer grâce aux tableaux financiers qui viendront compléter votre business plan Secrétariat :

• le compte de résultat prévisionnel
• le bilan prévisionnel
• le plan de financement
• le budget de trésorerie

Au besoin, vous pourrez même adjoindre à ces derniers, des indicateurs spécifiques à votre secteur et que vous jugerez nécessaires pour que votre banquier puisse cerner la pertinence de votre projet dans sa globalité. Une fois cet exposé réalisé, il y a de très fortes chances que votre banquier vous accorde ce que vous êtes venue lui demander. Afin que votre projet bénéficie des meilleures chances dès le départ, nos experts de l’accompagnement ont créé un modèle de business plan Secrétariat efficace et soigné. Il a permis le succès de centaines d’entrepreneurs comme vous ! Vous aimeriez vous aussi en profiter ? Consultez vite notre business plan Secrétariat pour donner toutes les chances à votre projet.

Étape 6 : Choisissez le statut juridique

L’élection pour un statut juridique revient à donner une existence et une reconnaissance à la fois juridique et administrative à votre entreprise de secrétariat. Dés lors, vous comprenez que l’on arrive sur une étape délicate de votre projet. En effet, contrairement à ce que l’on pourrait penser, tous les statuts ne se ressemblent pas et n’engagent pas les mêmes niveaux de responsabilité tant sur un plan juridique que financier. D’autant que ces divers effets pourront aussi concerner vos associés. Dès lors que vous aurez déterminé le meilleur statut pour votre entreprise de secrétariat, vous répartirez votre capital entre les associés de votre entreprise de secrétariat indépendant. Cependant, si vous faites le choix de l’EURL, vous n’aurez pas à accomplir cette formalité. Et pour finir, il vous faudra choisir le régime fiscal et social de votre entreprise de secrétariat indépendant. Voici les statuts qui peuvent convenir à votre activité :

• Le régime de micro-entrepreneur : Il s’agit d’une entreprise individuelle immatriculée au Répertoire des métiers ou au Registre du commerce et des sociétés. Ce régime permet de bénéficier d’un régime social simplifié ; le micro-social. La responsabilité est illimitée. Ce statut présente plusieurs avantages, et notamment celui de la simplicité. En effet, les contributions fiscales et sociales ne sont payées qu’une fois le chiffre d’affaires réalisé. Les cotisations sociales sont calculées sur la base du chiffre d’affaires et non du bénéfice. Cependant, des plafonds de chiffre d’affaires sont à respecter.
• La SARL (société à responsabilité limitée) : Elle est composée de 2 associés au minimum. L’entreprise créée est une personne morale. En cas de faillite, seul le montant du capital de la SARL peut être réclamé. Le créateur de la société ne peut voir ses biens propres saisis (hormis dans le cas d’une faute grave de sa part). Le capital social de l’entreprise est constitué par les apports des différents associés. Attention, une assemblée générale doit être organisée une fois par an.
• L’EURL (entreprise unipersonnelle à responsabilité limitée) : Elle a les mêmes caractéristiques que la SARL si ce n’est qu’elle ne comporte qu’un associé unique.
• La SAS (société par action simplifiée) et la SASU (société par action simplifiée unipersonnelle) : Les associés ne sont responsables qu’à hauteur de leurs apports. Le dirigeant est assimilé salarié et bénéficie donc de la même protection. Cette forme de société est réputée plus flexible que la SARL car son organisation est complètement définie par les statuts.

Étape 7 : Réalisez les démarches administratives

1. Rédigez vos statuts La rédaction des statuts constitue une phase importante dans la création de votre société. Cet acte juridique régit l’ensemble des règles afférentes à la vie de la société. Il va notamment définir les modalités de prises de décision, les règles de gouvernance ou encore l’étendue des pouvoirs des dirigeants.

2. Procédez au dépôt du capital social Cette étape consiste dans la remise des fonds auprès d’un organisme dépositaire. Il peut s’agir d’une banque, de la Caisse des Dépôts et Consignations ou encore d’un notaire. Ce versement peut prendre la forme d’un chèque de banque émis par un établissement bancaire domicilié en France, d’un virement bancaire ou d’un versement en espèces. Pour certaines formes de société, ce versement peut être échelonné dans le temps. Par exemple, pour les SARL, le minimum est fixé à 20%. Le reste pouvant être versé dans les 5 ans suivant la création. Pour les SA et SAS, le minimum est fixé à 50%.

3. Procédez à la nomination du dirigeant Que la société n’ait qu’un seul ou plusieurs dirigeants, les informations à leur propos doivent figurer dans le formulaire M0. De plus, les dirigeants doivent signifier leur acceptation par la signature de l’acte nominatif précédée de la mention « bon pour acceptation des fonctions de » gérant ou de président, par exemple. En outre, l’identité des premiers dirigeants devra figurer sur l’avis de constitution publié au journal des annonces légales. Enfin, chaque dirigeant devra signer une déclaration sur l’honneur de non-condamnation.

4. Contactez le CFE Cet organisme a pour rôle de centraliser les pièces du dossier de demande d’inscription pour les communiquer aux autres organismes tels que l’INSEE, le Greffe du tribunal de commerce, les services fiscaux, l’inspection du travail et bien d’autres.

5. Procédez à la publication de votre annonce légale Cette formalité est une étape obligatoire dans la constitution d’une société. Elle doit contenir un certain nombre de mentions obligatoires qui varient selon la forme juridique. Cependant certaines mentions sont communes. Ainsi :

• Dénomination sociale
• Forme juridique
• Montant de capital social
• Adresse du siège social
• Objet social
• Durée de la société
• Identité des dirigeants
• Identité du RCS qui a immatriculé la société

6. Obtenez vos numéros d’identification Dès l’effectivité de votre immatriculation, vous recevrez un numéro SIREN qui permet d’identifier l’entreprise ; un numéro SIRET qui identifie chaque établissement de la même entreprise ; un code APE qui identifie la branche d’activité de l’entreprise.

7. Prenez connaissance de la réglementation Dans la mesure où la profession de secrétaire indépendante ne compte pas parmi les professions réglementées, il ne ressort pas de réglementation spécifique à ce secteur d’activité. En revanche, il est observé que certaines secrétaires indépendantes réalisent de manière occasionnelle ou régulière des prestations de comptabilité pour le compte de leurs clients. Or, l’accomplissement de ce type de prestations est réservé aux comptables ou experts-comptables. Effectuer des travaux de comptabilité sans en avoir le titre peut être réprimé.

5 points pour garantir le succès de votre entreprise de secrétariat

Bon, ça commence à prendre forme ! Bravo à vous ! Vous vous sentez fin prête à vous lancer et c’est une excellente chose. Vous êtes impatiente de rencontrer vos futurs clients. Mais attendez juste encore un peu. Ecoutez ces deniers conseils et vous serez parfaitement équipée pour prendre votre marché d’assaut. La qualité de vos prestations : il est essentiel de toujours assurer à votre client un niveau de prestations en corrélation avec le prix que vous lui demanderez de payer. De plus, pour être certaine de vous démarquer de votre concurrence, visez toujours des niveaux de prestations les plus qualitatifs possible. Le prix de vos prestations : établir votre grille de prix constitue une phase incontournable de votre projet. Une bonne démarche pourrait être d’en élaborer plusieurs et de les tester au fur et à mesure sur vos divers prospects afin de voir laquelle fonctionne le mieux. Faites parler de vous : dans le monde qui nous entoure, la communication joue plus que jamais un rôle crucial. C’est pourquoi vous devez apprendre à utiliser la palette d’instruments à votre disposition. En premier lieu, vous pourrez faire le choix de la publicité papier. Elle vous sera très utile pour faire connaitre votre nom, votre logo ou encore les moyens de vous contacter. Vous devrez aussi vous appuyer sur Internet et ses opportunités. Pour ce faire, commencez par créer votre site Internet. Ensuite investissez au maximum les réseaux sociaux. Enfin, si vous disposez du budget suffisant, vous pourrez avoir recours aux moyens de communication payants. Le lieu d’implantation : on vous l’a déjà dit mais la redite, parfois, ça a du bon. L’emplacement de votre activité est capital. Surtout ne choisissez pas le premier emplacement qui vous tombe sous la main. Prenez le temps d’envisager tous les paramètres qui seront nécessaires pour l’exercice de votre future activité :

• Le local a-t-il déjà subi des avaries ?
• Est-il bien placé ?
• L’endroit est-il assez paisible pour vous permettre de travailler dans des conditions sereines ?
• Quelle est la disposition des lieux ?
• Disposez-vous du budget suffisant ?
• Aurez-vous besoin de réaliser des travaux ?
• L’endroit permet-il une éventuelle évolution de votre activité ?

Le plan d’affaires : Il est votre meilleur ami dans votre aventure. C’est un document qui devra vous accompagner tout au long de votre parcours. Mais difficile d’entamer la rédaction d’un tel document lorsque l’on n’a pas les connaissances pour le faire. C’est pourquoi, nous vous conseillons de faire le choix de l’efficacité en consultant dés maintenant votre business plan Secrétariat. Profitez d’une méthodologie éprouvée. Il vous permettra d’ordonner et d’exposer vos idées de manière pertinente et élaborée. Enfin, il vous sera précieux lors de la recherche de financements pour emporter la conviction de vos partenaires. Consultez-vite votre business plan Secrétariat sur notre site !

Les forces du concept

• Un service qui répond à un besoin de plus en plus pressant : qu’il s’agisse de réduire les coûts, d’opérer une modification stratégique ou d’un choix délibéré de ne pas embaucher, les entreprises sont de plus en plus enclines à entrer dans une démarche d’externalisation. Or, le secrétariat indépendant répond pleinement à ce besoin.
• La hauteur des investissements : la création de votre entreprise de secrétariat demandera nécessairement que vous réalisiez des investissements pour mener votre activité. Simplement, ces derniers seront bien évidemment proportionnels à vos ambitions à moyen terme ainsi qu’à votre volant d’activité.
• La passion qui vous anime : l’exercice du métier de secrétaire indépendante va certes nécessiter que vous sachiez mettre en oeuvre vos compétences à la fois personnelles et professionnelles. Mais il exigera aussi de vous une bonne dose de passion afin de relever tous les défis qui se présenteront à vous.

Les entreprises de secrétariat en chiffres