Le guide complet pour ouvrir une agence événementielle

Mariages, anniversaires, team buildings, roadshows, séminaires ou encore incentives apparaissent comme autant de manifestations dont l’organisation nécessite un réel savoir-faire. En effet, communiquer autour d’un événement interne ou externe, privé ou public ne s’improvise pas. Cela est d’autant plus vrai que l’ère du digital et des nouvelles technologies ont profondément transformé les techniques et les pratiques du secteur. Les organisations ont compris les enjeux capitaux d’une communication réussie et veulent donc s’entourer de véritables experts. C’est pourquoi faire appel à une agence événementielle s’avère une solution incontournable pour bénéficier de prestations et de services spécialisés. Ceci pour concevoir et organiser de multiples événements et manifestations.

Étape 1 : Validez son idée

L’ouverture d’une agence événementielle ne s’improvise pas et mérite une phase de réflexion importante. Cette démarche impose une réelle méthodologie dans la construction de votre projet. A défaut, vous risquez de mettre fin précocement à votre activité à l’image de beaucoup d’autres professionnels. Une telle situation n’est pas votre objectif. Alors posez-vous dès à présent les bonnes questions :

• Etes-vous réellement motivé(e) pour ouvrir votre propre agence événementielle ?
• Disposez-vous effectivement des compétences nécessaires pour gérer ce type d’entreprise ?
• Votre vie personnelle est-elle en adéquation avec vos objectifs professionnels ?

Étape 2 : Elaborez son concept

Cette phase constitue une étape essentielle en ce qu’elle définit l’ADN de votre future agence. Elle est d’autant plus importante que dans le secteur de l’événementiel, les acteurs sont nombreux et la concurrence élevée. Pouvoir vous démarquer par un domaine d’expertise particulier ou une identité forte vous permettra de commencer avec un sérieux avantage. Ainsi deux grandes possibilités s’offrent à vous. La première d’entre elles est de limiter vos prestations à un secteur d’activité unique. Vous pourrez, par exemple, vous spécialiser dans le tourisme d’affaires, devenir une agence réceptive ou oeuvrer dans le marketing sportif. Agir comme PCO (Professional Congress Organizer) compte encore parmi vos possibilités en tant que pure player. La seconde possibilité réside dans les agences dites « multi-spécialistes ». A l’inverse de leurs homologues, ces agences misent sur une inter opérationnalité des compétences et tendent plus vers le marketing événementiel. Vous pouvez aussi vous différencier par la proposition de prestations spécialisées ou par des choix inédits. Il vous est possible de privilégier un marché de niche. Imaginez, travaillez et libérez vos envies. L’essentiel reste que vous devez offrir à vos clients un concept original, nouveau et inspirant afin de vous démarquer de la concurrence « Il n’y pas de création sans épreuve ». Alors jouez en équipe. Pour vous accompagner efficacement dans l’étude de votre projet, nos experts ont développé pour vous un outil en mesure de réaliser un diagnostic pertinent et détaillé de votre projet. Anticipez et perfectionnez votre stratégie avec notre Business plan Agence évènementielle ! Vous pourrez ainsi concevoir avec une grande finesse les atouts et les faiblesses de votre projet.

Étape 3 : Réalisez une étude de marché

L’étude de marché que vous allez mener portera sur l’analyse du secteur sur lequel vous souhaitez opérer. Elle vous permettra de valider avec sérénité et assurance la poursuite de votre projet. Avec ce type d’étude, vous disposerez d’une vision globale de votre concurrence, de vos possibles prescripteurs et partenaires. Vous allez aussi caractériser précisément votre clientèle et identifier ses attentes. En somme, cette étude confirmera ou infirmera l’intérêt de « jouer votre carte » A la suite des résultats obtenus, vous affinerez votre offre, votre positionnement en termes de prix et votre stratégie de conversion de prospects. Pour concrétiser votre étude de marché, il faudra vous confronter au terrain. C’est une étape cruciale. A cette occasion, vous ferez la rencontre de votre clientèle. Pensez à recueillir et reporter ses attentes ou remarques. Elles ont toutes leur importance :

• Accentuer votre présence sur Internet
• Augmenter votre communication
• Prodiguer des conseils utiles à vos clients
• Vous spécialiser sur certaines prestations à forte valeur ajoutée

Vous serez aussi en mesure de pouvoir établir un profil détaillé de la clientèle locale :

• Catégories d’événements
• Montant moyen des contrats
• Freins éventuels
• Projets en devenir

Étape 4 : Suivez une formation et adhérez à un réseau

Ça y est A présent, votre étude de marché est bouclée. Vous avez méthodiquement compilé chacun des résultats de votre analyse. Il vous faut maintenant rechercher la meilleure localisation pour votre établissement. On ne le dira jamais assez : l’emplacement importe tout autant que la qualité des services fournis. Dès lors, pour augmenter la probabilité de parvenir à vos objectifs, prenez en compte le plus de paramètres possibles :

• Privilégiez une ville de taille assez importante. 60 000 habitants peut être une bonne base.
• Choisissez un local en centre-ville
• Choisissez un lieu dans lequel vous bénéficiez d’un réseau de contacts important
• Le dynamisme du marché local est aussi extrêmement important

Eventuellement, renseignez-vous auprès d’autres professionnels du secteur. Ils vous fourniront peut-être des informations précieuses à vos débuts.

Étape 5 : Rédigez votre business plan

A ce stade, votre projet se dessine. Vous êtes maintenant assuré de son véritable potentiel. Mais ne relâchez pas vos efforts En effet, à présent, votre banquier doit y croire presque aussi fort que vous Mettez dès le départ toutes les chances de votre côté. Votre indispensable business plan Agence évènementielle vous offrira de solides atouts pour ce face à face Ce document vous permettra d’exposer clairement et précisément l’ensemble de votre projet étape par étape. Après en avoir pris connaissance attentivement, votre banquier sera lui aussi convaincu de la faisabilité et du potentiel de votre projet. Les chiffres, ça compte Vous devez parler à votre banquier dans une langue qu’il comprend. Ce business plan s’accompagne donc de tableaux financiers incontournables :

• Le compte de résultat prévisionnel
• Le bilan prévisionnel
• Le plan de financement
• Le budget de trésorerie

Peut-être ajouterez-vous d’autres indicateurs idoines, s’ils s’avèrent pertinents. Sur la base de ces éléments, votre banquier accréditera la solidité de votre projet. Il vous accordera confiance et soutien financier. Pour vous accompagner dans cette phase cruciale, notre équipe chevronnée d’experts en accompagnement a mis au point un modèle de business plan d’une agence évènementielle soigné et efficace. Il a permis le succès de centaines d’entrepreneurs comme vous. Vous aimeriez vous aussi en profiter ? Consultez vite notre business plan Agence Evènementielle pour consolider votre projet.

Étape 6 : Choisissez le statut juridique

Le choix du statut juridique de votre activité concrétise réellement votre projet de création. Attention, chaque statut a ses particularités. De votre choix découleront les responsabilités financières et juridiques qui pèsent sur vous et vos associés le cas échéant. Vous devrez également établir la répartition du capital entre les différents associés (sauf si vous choisissez un statut comme l’EURL ou une entreprise individuelle). Enfin, vous devrez définir le régime fiscal et social de votre agence d’événementiel.

• Le régime de micro-entrepreneur : il s’agit d’une entreprise individuelle immatriculée au Répertoire des métiers ou au Registre du commerce et des sociétés. Ce régime permet de bénéficier d’un régime social simplifié ; le micro-social. La responsabilité est illimitée. Ce statut présente plusieurs avantages, et notamment celui de la simplicité. En effet, les contributions fiscales et sociales ne sont payées qu’une fois le chiffre d’affaires réalisé. Les cotisations sociales sont calculées sur la base du chiffre d’affaires et non du bénéfice. Cependant, des plafonds de chiffre d’affaires sont à respecter.
• L’EURL (entreprise unipersonnelle à responsabilité limitée) : Elle a les mêmes caractéristiques que la SARL si ce n’est qu’elle ne comporte qu’un associé unique.
• La SARL (société à responsabilité limitée) : Elle est composée de 2 associés au minimum. L’entreprise créée est une personne morale. En cas de faillite, seul le montant du capital de la SARL peut être réclamé. Le créateur de la société ne peut voir ses biens propres saisis (hormis dans le cas d’une faute grave de sa part). Le capital social de l’entreprise est constitué par les apports des différents associés. Attention, une assemblée générale doit être organisée une fois par an.
• La SAS (société par action simplifiée) et la SASU (société par action simplifiée unipersonnelle) : Les associés ne sont responsables qu’à hauteur de leurs apports. Le dirigeant est assimilé salarié et bénéficie donc de la même protection. Cette forme de société est réputée plus flexible que la SARL car son organisation est complètement définie par les statuts.

Étape 7 : Réalisez les démarches administratives

Rédigez vos statuts

La rédaction des statuts constitue une phase importante dans la création de votre société. Cet acte juridique régit l’ensemble des règles afférentes à la vie de la société. Il va notamment définir les modalités de prises de décision, les règles de gouvernance ou encore l’étendue des pouvoirs des dirigeants.

Procédez au dépôt du capital social

Cette étape consiste dans la remise des fonds auprès d’un organisme dépositaire. Il peut s’agir d’une banque, de la Caisse des Dépôts et Consignations ou encore d’un notaire. Ce versement peut prendre la forme d’un chèque de banque émis par un établissement bancaire domicilié en France, d’un virement bancaire ou d’un versement en espèces. Pour certaines formes de société, ce versement peut être échelonné dans le temps. Par exemple, pour les SARL, le minimum est fixé à 20%. Le reste pouvant être versé dans les 5 ans suivant la création. Pour les SA et SAS, le minimum est fixé à 50%.

Procédez à la nomination du dirigeant

Que la société n’ait qu’un seul ou plusieurs dirigeants, les informations à leur propos doivent figurer dans le formulaire M0. De plus, les dirigeants doivent signifier leur acceptation par la signature de l’acte nominatif précédée de la mention « bon pour acceptation des fonctions de » gérant ou de président, par exemple. En outre, l’identité des premiers dirigeants devra figurer sur l’avis de constitution publié au journal des annonces légales. Enfin, chaque dirigeant devra signer une déclaration sur l’honneur de non-condamnation.

Contactez le CFE

Cet organisme a pour rôle de centraliser les pièces du dossier de demande d’inscription pour les communiquer aux autres organismes tels que l’INSEE, le Greffe du tribunal de commerce, les services fiscaux, l’inspection du travail et bien d’autres.

Procédez à la publication de votre annonce légale

Cette formalité est une étape obligatoire dans la constitution d’une société. Elle doit contenir un certain nombre de mentions obligatoires qui varient selon la forme juridique. Cependant certaines mentions sont communes. Ainsi :

• Dénomination sociale
• Forme juridique
• Montant de capital social
• Adresse du siège social
• Objet social
• Durée de la société
• Identité des dirigeants
• Identité du RCS qui a immatriculé la société

Obtenez vos numéros d’identification

Dès l’effectivité de votre immatriculation, vous recevrez un numéro SIREN qui permet d’identifier l’entreprise ; un numéro SIRET qui identifie chaque établissement de la même entreprise ; un code APE qui identifie la branche d’activité de l’entreprise.

Prenez connaissance de la réglementation

Attention, si vous prévoyez dans le cadre de vos prestations de proposer la vente de voyages ou de séjours individuels et collectifs, l’achat de billets d’avion ou encore la réservation d’hôtel. Vous aurez certainement besoin d’être immatriculé au registre des agents de voyage et autres opérateurs de vente de voyages. Il est encore fortement recommandée de justifier d’une assurance responsabilité civile professionnelle.

5 points pour garantir le succès de votre agence événementielle

Préalablement à l’ouverture de votre agence événementielle, voici quelques éléments pour garantir votre succès et éviter certaines déconvenues :

• Le service proposé : sur un marché qui reste concurrentiel et dans lequel les attentes du client sont élevées, vous devez sans cesse proposer un service à forte valeur ajoutée. A ce titre, il vous est conseillé de vous spécialiser dans un domaine ou un autre afin de pouvoir arguer d’une réelle expertise et acquérir une véritable notoriété. Travaillez votre offre pour vous doter d’une réelle identité.
• Le prix : il varie selon votre positionnement, vos attentes, votre notoriété et votre localisation. Sachez seulement que différents modes tarification sont possibles.
• La promotion : à moins de bénéficier d’une grande notoriété, impossible de compter exclusivement sur le bouche-à-oreille pour augmenter vos chances de réussite. Alors, étudiez toutes les possibilités qui s’offrent à vous. Vous pouvez axer votre communication sur la publicité papier qui permettra de faire connaître votre logo, votre nom et vos coordonnées. Bien évidemment, Internet est aussi un média essentiel dans la promotion de votre activité. Ainsi, vous pourriez créer un site dédié à votre activité. Les réseaux sociaux sont aussi déterminants pour promouvoir efficacement votre activité. Vous pouvez encore vous faire connaitre de votre réseau de futurs partenaires professionnels. Enfin, il vous reste les outils de communication payants si votre budget vous le permet.
• La localisation : la qualité de l’emplacement est un point clé pour réussir votre projet. Il est indispensable de ne pas se précipiter. Il faut se poser plusieurs questions avant de démarrer :
  1. Quel est le passé du local ?
  2. Le local est-il visible ?
  3. Quel est l’environnement d’implantation du local ?
  4. Comment les lieux sont-ils disposés ? Sont-ils largement accessibles ?
  5. Le local vous permet-il de stocker vos matériels dans de bonnes conditions ?
  6. Votre budget vous permet-il l’acquisition de ce local en particulier ?
  7. Le local nécessite-t-il des travaux ?
  8. Vous laisse-t-il de la place pour éventuellement faire évoluer votre activité ?
  9. Comment se situe la concurrence à proximité ?
• Le plan d’affaires : le business plan est un outil incontournable et indispensable pour monter une affaire durable en toute sécurité. Notre business plan vous permettra de poser vos idées et les présenter dans les règles de l’art. Grâce à lui, vous rencontrerez sereinement les banques et tous vos partenaires. Vous les convaincrez avec force de vous faire confiance.

Les forces du concept

• Un domaine au coeur des préoccupations : pour exister sur un marché concurrentiel ou pour renforcer la cohésion, les entreprises misent beaucoup sur une large visibilité et la construction d’une réelle identité. L’élaboration d’événements participe de cette construction.
• Le coût : votre investissement dépendra des moyens que vous souhaitez mettre en oeuvre et des services que vous désirez proposer.
• La passion : encore et toujours, la passion doit rester le maître mot Grâce à elle, vous serez bientôt l’heureux dirigeant d’une agence événementielle reconnue. Ne l’oubliez pas, la passion est la première source de motivation qui amène les entrepreneurs à sauter le pas

Les agences événementielles en chiffres